Процессное и функциональное управление
Ответственность за результат
При функциональном подходе
При процессном подходе
Недостатки функционального подхода
При функциональном подходе каждому этапу соответствует свой объем работ, но каждый функциональный отдел на практике имеет определенные допуски по нормативам. В результате последовательности операции, на каждом этапе может быть ничего не нарушено, но итоговый результат будет некорректен. И возникает абсурдная ситуация, в котором ответственным за результат становится крайний в цепочке, при этом он не является владельцем процесса и не может повлиять на общий результат.
Принципиальная разница между подходами
Принципиальная разница между двумя подходами заключается в следующем:
- при функциональном подходе сначала описываются функциональные области, а затем порядок взаимодействия между ними
- при процессном подходе изначально создается модель бизнес- процессов, а затем прописываются ответственные за бизнес-процессы и/или их отдельные участки.
Общее между подходами
Оба подхода к управлению предполагают принцип декомпозиции, т.е. предприятие рассматривается как система исходных наборов элементов (функций и/или процессов), которые могут быть детализированы до самого нижнего уровня и закреплены за конкретными исполнителями
Система сбалансированных показателей
Одним из важнейших критериев оценки успешности внедрения изменений и управления является использование ключевых показателей эффективности. KPI присваиваются как функциональным единицам на всех уровнях иерархии, так и бизнес- процессам на всех уровнях детализации
Бизнес-процессы
Модель бизнес процессов “as-is”
С целю постоянного мониторинга бизнес-процессов должна применяться концепция инжиниринга бизнес-процессов.
Инжиниринг бизнес процессов представляет собой создание модели бизнес-процессов “as-is”, отображающий текущее состояние функционирования логистики и постоянную ее актуализацию.
Создание модели “as-is” является подготовительным этапом трансформации.
Моделирование и последующее совершенствование бизнес-процессов предполагает комплексное описание бизнес-процессов и цепей поставок. Для этого все бизнес-процессы и функции в виде соответствующих моделей организации деятельности, организационные схемы предприятий, структурные схемы поставок, модели распределения ответственности и системы управления должны взаимоувязываться в единую блок-схему (карту/модель) бизнес-процессов с с целью определения порядка функционирования компании и цепи поставок.
Модель бизнес-процессов должна включать в себя бизнес-процессы верхнего уровня и детальные модели бизнес-процессов.
Уровни декомпозиции и агрегации могут быть условно поделены следующим образом:
| Уровень | Описание | Владельцы |
|---|---|---|
| 1 | Уровень предприятия | Заместители директора |
| 2-3 | Уровень управлений/департаментов | Руководители управлений |
| 3-4 | Уровень отделов | Руководители отделов |
| 4-6 | Уровень рабочих мест |
Порядок моделирования
- Определение задач выделения и описания бизнес-процессов
- Определение рамок проекта по моделированию бизнес-процессов (в том числе отвестственные и исполнители)
- Разработка политики моделирования и регламентации бизнес-процессов
- Выбор нотации моделирования процессов
- Выделение основных бизнес-процессов верхнего уровня
- Формирование модели процессов верхнего уровня
- Уточнение границ, входов и выходов основных бизнес-процессов
- Декомпозиция основных бизнес-процессов до требуемого уровня
- Описание характеристик каждого бизнес-процесса в соответствии с нотацией
- Построение моделей работ, документов и прочих информационных ресурсов в соответствии с задачами моделирования
- Выделение необходимых и достаточных вспомогательных процессов, их декомпозиция и описание
- Выделение необходимых и достаточных процессов управления и развития, их декомпозиция и описание
- Проверка согласованности полученной модели
Задачи моделирования
- Понимание бизнес-процессов
- Регламентирование бизнес-процессов
- Управление бизнес-процессами
- Автоматизация бизнес-процессов
Основные элементы бизнес-процесса
В описании бизнес-процесса должно быть отражено следующее:
Вход операции бизнес-процесса - преобразуемый в ходе операции материальный, финансовый или информационный объект, поставляемый внешними по отношению к данному бизнес-процессу поставщиками. То, над чем производится воздействие. Примеры: сырье, полуфабрикаты, документация, информация, услуги
Выход операции бизнес-процесса - объект, являющийся результатом выполнения операции бизнес-процесса и потребляемый внешними по отношению к данному процессу клиентами. Примеры: готовая продукция, полуфабрикаты, документация, информация, услуги
Ресурс операции бизнес-процесса - объект, используемый для выполнения операции бизнес-процесса. Примеры: информация, персонал, оборудование, программное обеспечение, и т.д.
Управляющее воздействие операции бизнес-процесса - набор KPI по которым можно судить о корректности выполняемого бизнес-процесса. Пример: кол-во поступивших объектов на вход за период, кол-во выпущенных объектов за период, кол-во объектов находящихся в обработке, среднее время прохождения объекта через бизнес-процесс.
Владелец бизнес-процесса - элемент организационной структуры, несущий ответственность за результат бизнес-процесса
Организация инжиниринга бизнес-процессов
- Выделяются направления деятельности
- Определяется ответственность руководителей и головных подразделений за разработку, организацию, исполнение и совершенствование бизнес-процессов
- По каждому направлению выделяются ключевые бизнес-процессы
- Формируется модель бизнес-процессов
- Обучается менеджмент и персонал процессно-ориентированным методологиям
- Выбирается пилотный бизнес-процесс и улучшается его регламентация
- Применяются специализированные программные средства для моделирования и разработки бизнес-процессов
- Анализируется опыт, устраняются ошибки, развиваются компетенции
- Организуются постоянные аудиты и улучшения бизнес-процессов
- Расширяется зона применения
Владельцы процесса реинжиниринга
- Директор по орагизационному развитию
- Директор проектов внутреннего развития
- Директор по системе менеджмента качества
Модель бизнес процессов “to-be”
В общем виде можно представить следующими этапами:
- Постановка целей совершенствования бизнес-процессов
- Определение приоритетов
- Создание системы показателей эффективности
- Выбор метода совершенствования
- Реализация проекта
- Оценка результата проекта
Можно выделить следующие цели:
- Повышение эффективности
- Повышение производительности
- Повышение адаптивности
- обеспечение функционирования с помощью новых информационных систем
Референтные модели процессов
Перед стартом проекта необходимо иметь референтную модель процессов. В референтной модели должны быть определены типовые бизнес-процессы. Референтные модели могут включать в себя:
- основные показатели эффективности для всех процессов
- используемые технологии
- требующиеся навыки и компетенции сотрудников
- словари используемой терминологии
- инструкции, методологические материалы
Процессная декомпозиция цепей поставок
Процессная декомпозиция цепей поставок предполагает выделение бизнес-процессов, начиная со сквозных, вплоть до декомпозиции на уровне бизнес-процессов каждого отдельного предприятия в цепи поставок.
Ключевые процессы цепи поставок агрегируются в три макропроцесса:
- SRM - управление взаимоотношениями с поставщиками
- ISCM - Внутрифирменное управление цепями поставок
- CRM - Управление взаимоотношениями с клиентами
Среди моделей бизнес-процессов наиболее известны следующие:
- SCOR модель
- GSCF модель
- CPRF модель
SCOR модель
SCOR модель - это современный межотраслевой стандарт, позволяющий реализовать процессное представление цепи поставок и практически осуществить декомпозицию. В данной модели приводится система стандартных бизнес-процессов, базирующихся на лучших мировых практиках, система ключевых показателей оценки эффективности работы цепи поставок и согласованный с процессами перечень навыков и компетенции сотрудников.
SCOR модель предоставляет описание бизнес-процессов цепей поставок первых трех уровней детализации.
В общем виде модель базируется на пяти бизнес-процессах первого уровня:
- Делать (Make) - операции, связанные с производством товара
- Снабжать(Source) - операции, связанные с получением предметов снабжения для производства товара или его продажи
- Доставлять (Delivery) - весь цикл операций “Order-to-Cash”. На практике обозначается термином Сбыт
- Возвращать (Return) - операции, связанные с управлением возвратными материальными потоками
- Планировать (Plan) - операции, связанные с общей координацией деятельности всех участников цепи поставок. Этот процесс выделяется как более верхнеуровневый по отношению к четырем предыдущим
Общая схема процессов первого уровня SCOR модели
Информационные системы
Функциональная классификация
| Сокращение | Расшифровка | Комментарий |
|---|---|---|
| ERP | Entrerprise Resource Planning | Управление ресурсами предприятия |
| SCM | Supply Chain Management | Управление цепями поставок |
| WMS | Warehouse Managment System | Управление складами |
| EAM | Enterprise Asset Management | Управление активами |
| TMS | Transportation Management System | Управление транспортировками |
| HCM | Human Capital Management | Управление человеческим капиталом |
| PM, PPM | Project Management, Project Portfolio Management | Управление проектами, Управление портфелем проектов |
| CRM, SRM, PRM | Customer Relationship management, Supplier Relationship management, Partner Relationship Management | Управление взаимоотношениями с клиентами, поставщиками, партнерами |
| ECM | Enterprise Content Management | Управление контентом предприятия |
| GRC | Governance, Risk and Compliance | Управление рисками и соответствие требованиям |
| BPM | Business Process Management | Управление бизнес- процессами |
| PLM | Product Lifecycle Management | Управление жизненным циклом продукта |
| MDM | Master Data Management | Управление мастер данными |
| EPM | Enterprice Perfomance Management | Управление эффективностью предприятия |
| BI | Business Intelligence | Бизнес-аналитика |
Логистические концепции управления
Концепция MRP
MRP (Material Requirements Planning) - Планирование потребности в материалах. Концепция, заключающаяся в планировании потребностей в материалах для производства определенного объема продукции на основании планов предприятия
Концепция СRP
CRP (Capacity Requirements Planning) - Планирование производственных мощностей Концепция планирования загрузки производственных мощностей для осуществления каждого конкретного цикла производства в течении заданного периода планирования
Концепция MRP II
MRP II (Manufacturing Resource Planning) - Планирование производственных ресурсов. Концепция планирования всех производственных ресурсов предприятия, в том числе кадровых и финансовых.
Существующие отличия между MRP и MRP II системами можно описать следующей формулой:
MPR II = MRP + CRP + возможность учитывать все сферы деятельности от которых зависят пополнение или затраты материалов
MRP II реализует 16 основных групп функций:
| Функция | Описание |
|---|---|
| Sales and Operating Planning | Планирование продаж и операций |
| Demand Management | Управление спросом |
| Master Production Scheduling | Главный календарный план производства |
| Material Requirement | Планирование потребности в сырье и материалах |
| Bill of Materials | Спецификация продукции |
| Inventory Transaction Subsystem | Подсистема управления операциями с запасами |
| Scheduled Receipts Subsystem | Подсистема планирования поступлений |
| Shop Flow Control | Управление производством на уровне цеха |
| Capacity Requirements Planning | Планирование производственных мощностей |
| Input/Output control | Контроль входного и выходного материального потока |
| Purchasing | Закупки |
| Distribution Resource Planning | Планирование ресурсов распределения |
| Tooling Planning and Control | Инструментальное обеспечение планирования и контроля |
| Financial Planning | Финансовое планирование |
| Simulation | Моделирование |
| Perfomance Measurement | Оценка эффективности |
В настоящее время коммерческие системы этого класса не создаются, механизм MRP II заложен в основу всех систем, относящихся к классу ERP.
Концепция ERP
ERP (Enterprise Resource Planning) - Планирование ресурсов предприятия. Концепция создания единой, интегрированной информационной среды для автоматизации планирования, учета, контроля и анализа всех основных бизнес-процессов внутри предприятия.
Существенные отличия между ERP и MRP II концепциями можно описать следующей формулой:
ERP = MRP II + реализация всех типов производства + интегрированное планирование ресурсов по различным направлениям деятельности компании + многозвенное планирование + оптимизация бизнес-процессов
Концепция ERP II
Концепция ERP II продолжает и развивает концепцию ERP.
ERP II (Enterprise REsource & Relationship Processing) - Управление ресурсами и взаимоотношениями предприятия. Концепция комплексной автоматизации всех внутренних процессов предприятия и процессов его взаимодействия с внешней средой - в рамках сотрудничества со всеми заинтересованными лицами.
Основное отличие от ERP состоит в распространении автоматизации за пределы предприятия.
Концепция CSRP
CSRP (Customer Syncronized Resource Planning) - Планирование ресурсов, синхронизация с покупателем. Концепция клиентоориентированности, управления производственными ресурсами, которая в центр системы управления ставит деятельность, ориентированную на покупателя.
Концепция CSM
SCM (Supply Chain Management) - Управление цепями поставок. Концепция интегрированного управления всеми потоками информации, финансов, материалов, услуг и обеспечения кооперации всех участников в цепи поставок с целью осуществления общего для всей цепи логистического подхода и достижения за счет этого синергетического эффекта.
Модули для автоматизации логистики
Выделим следующие крупные функциональные блоки, которые далее будем именовать модулями:
- Управление сбытом
- Управление запасами
- Управление снабжением
- Управление складами
- Управление финансами
- Управление производством
- Управление цепями поставок
- Управление техническим обслуживанием и ремонтами
- Управление проектами
- Управление персоналом
- BI
Учитывая вышеизложенное можно определить минимально необходимый набор модулей для внедрения:
- Управление снабжением
- Управление запасами
- Управление сбытом
- Управление производством
- Управление цепями поставок
- Управление персоналом
- BI
Модуль управление производством, MES- APS-системы
Основной функционал модуля управления производством:
- Управление данными о продукции:
- Спецификация изделий (BOM)
- Рабочие центры. Определенная производственная территория, представляющая собой группу взаимосвязанных ресурсов, обладающих одинаковой производственной мощностью и рассматиривающихся, как целостная единица при планировании
- Технологические маршруты
- Производственное планирование
- Основной график производства (MPS)
- Планирование потребностей в материалах (MRP)
- Укрупненное планирование потребности в производственных мощностях (RCCP) и планирование потребностей в производственных мощностях (CRP)
- Планировании потребности при распределенных запасах (DRP)
- Цеховое управление
- Создание заказов на производство
- Обработка заказа на производство
- Списание материалов в результате выполнения заказа на производство
- Учет данных о времени и объеме выполненной работы
- Выпуск готовой продукции и закрытие заказа на производство
- Производственный учет (расчет фактической себестоимости, план/факт анализ себестоимости, передача проводок в блок управления финансами)
- Контроль качества
Функциональность модуля должна быть ограничена определенным уровнем планирования и управления производственными процессами. Более низкий, оперативный уровень цехового управления должен быть предметом автоматизации MES систем (Manufacturing Execution System - Система исполнения производства).
Основной функционал MES-системы:
- Контроль состояния и распределения ресурсов
- Оперативное/детальное планирование
- Диспетчиризация производства
- Управление документами
- Сбор и хранение данных
- Управление персоналом
- Управление качеством продукции
- Управление производственным процессом
- Управление техобслуживанием и ремонтом
- Отслеживание истории продукта
- Анализ производительности
Еще ниже находятся автоматизированные системы управления технологическими процессами (АСУ ТП), с которыми производится обмен данных.
Более высокий уровень планирования по сравнению с ERP должен покрываться APS- системами (Advanced Planning and Scheduling).
Основные компоненты APS:
- Планирование спроса
- Планирование производства
- Составление графиков производства
- Планирование дистрибьюции
- Планирование транспортировок
Модуль управление запасами
Модуль управления запасами является базовым модулем системы, который дает возможность определять характеристики и свойства отдельных единиц запасов - позиций, тем самым позволяя управлять запасами по всей цепи поставок
Основные блоки данных:
- Идентификация и свойства позиции (коды, наименования, единицы измерения и т.д.)
- Данные для модуля “Управление финансами”
- Данные для модуля “Управление закупками” (стандартный поставщик, прайс-листы, контроль прихода и т.д.)
- Данные для модуля “Управление сбытом”(прай-листы, контроль отгрузки)
- Данные для планирования
- Данные для модуля “Управление производством”
- Контроль партий и серийных номеров
- Информация о таре
- Информация о хранении
Основной функционал:
- Учет операций с запасами (поступление, отпуск, перемещение)
- Пополнение запасов
- Отслеживание текущих запасов в количественном и стоимостном выражении
- Резервирование запасов
- Контроль статуса запасов
- Определение организационной структуры компании (организации, складские подразделения, зоны, места хранения и их взаимосвязи)
- Инвентаризация запасов и корректировки по результатам отклонения
- ABC анализ
Модуль управление снабжением
Основной функционал:
- Формирование заявок на закупку
- Управление заказами снабжения
- Управление контрактами
- Определение графика поставок
- Оперативный выбор источника поставки
- Управление взаимоотношениями с поставщиками
- Формирование отчетности по снабжению
Модуль управление сбытом
Основной функционал:
- Управление спросом
- Конфигурирование продукции
- Квотирование продаж
- Ценообразование
- Управление заказами сбыта
- Управление контрактами
- График продаж (отгрузок)
- Анализ продаж
- Отчетность по сбыту
Модуль управления складом или WMS
Основной функционал:
- Организационная структура и топология склада. Информационная система должна поддерживать возможность управления любым количеством складов компании с различной структурой
- Управление запасами (см ранее)
- Учет входящих складских операций
- Учет внутрискладских операций
- Учет исходящих складских операций
- Функциональность настройки правил осуществления складских операций в зависимости от различных параметров. Например, правила размещения товара в зависимости от его типа в определенную зону склада
- Управление заданиями. Данный блок функциональности подразумевает возможность автоматически формировать задания (на пополнение мест хранения, на размещение товара, на консолидацию товара и т.д.)
- Функциональность оценки эффективности работы склада, в том числе сотрудников склада
- Функциональность расчета стоимости каждой отдельной операции
- Поддержка технологии автоматической идентификации товара
- Система контроля склада (Warehouse Control System, WCS), отвечающая за координацию работы всех элементов автоматизированного склада (конвейры, карусели и т.д.)
Принцип интеграции с ERP
Оценка качества работы склада:
- Точность размещения - процент правильно размещенных наименований товара
- Точность хранения - процент мест хранений без расхождений фактических остатков с данными учета
- Точность отбора заказов - процент строк заказов, отобранных без ошибок
- Точность отгрузки заказов - процент строк заказов, отгруженных без ошибок
Модуль управления транспортировками или TMS
Основной функционал:
- Блок базовых справочников. В системе должны быть все необходимые данные для осуществления полного цикла управления перевозкой: справочники перевозчиков, транспортных средств со всеми характеристиками, расписание движения транспорта, водителей, договоров, ставок, географических зон, маршрутов.
- Управление договорами на транспортировку
- Управление заказами на транспортировку, включая импортирование всех заказов из внешних и внутренних систем, их ручное ведение, контроль исполнения заказов
- Планирование. Данный блок должен позволять связывать тарифы, маршруты и договоры с отгрузками, товарами, поставщиками/клиентами и перевозчиками. Система должна предлагать оптимальный план транспортировки.
- Исполнение транспортировки, в том числе контроль перемещения груза по маршруту
- Функциональность управления закупками услуг. Покупка и продажа транспортно-экспедиторских, таможенных и прочих услуг, относящихся к перевозке
- Выставление и обработка счетов за оказанные услуги перевозки
- Отчетность.
В TMS так же может быть реализован функционал управления двором склада (Yard Management):
- Контроль въезда/выезда автотранспорта на территорию склада
- Назначение и контроль подачи транспортных средств к воротам
- Контроль занятости ворот склада
- Отслеживание временных окон работы ворот склада
- Погрузка/выгрузка товара
Модуль управления персоналом
Основные функции:
- Управление кадрами (полные сведения о персонале, оргструктура компании)
- Учет рабочего времени (табельный учет)
- Расчет заработной платы, компенсанционных пакетов, бонусов, штрафов
- Планирование работы персонала (графики, планирование под ad-hoc задачи, оптимизация)
- Подбор персонала
- Биржа
- Управление обучением
- Управление развитием
- Электронные порталы самообслуживания
- Отчетность по персоналу
Модуль CRM
Основной функционал:
- Продажи
- Маркетинг
- Сервис
- Документооборот (в упрощенном виде)
- Проектный менеджмент (в упрощенном виде)
Основным отличием CRM от ERP является учет потенциальных операций и взаимодействий, не имеющих прямой связи с финансовым и материальным потоком.
Модуль BI
Основой функционал:
- Получение данных из всех источников
- Обработка и представление информации в режиме реального времени
- Поддержка принятия управленческих решений
- Наглядное представление информации, а так же индивидуальные аналитические панели
- Обеспечение единого источника данных (актуально для холдинговой структуры)
- Поддержка ключевых показателей эффективности
- Предоставление отчетов по требованию
- Возможность детализации итоговых данных до конкретной транзакции
SCM система
Информационные системы управления цепями поставок (SCM) предназначены для разработки, планирования, исполнения, контроля и мониторинга операций в рамках цепи поставок с целью создания чистой ценности, построения конкурентоспособной инфраструктуры, получения максимальных преимуществ от международной логистики, синхронизации спроса и предложения.
Основное отличие от ERP систем
Системы класса SCM понимаются различными поставщиками по разному. Часто ERP может выполнять функцию SCM системы. Можно отметить, что основное отличие состоит в том, что ERP автоматизирует процессы, которыми компания может управлять напрямую. А SCM учитывает и те процессы, на которые компания не может оказывать непосредственного влияния.
Задачи SCM
В задачи SCM должна входить полная реализация полного цикла управления P-D-C-A на уровне цепей поставок:
- Планирование (Plan)
- Стратегическая оптимизация цепи поставок или стратегическое конфигурирование цепи поставок
- Планирование цепи поставок на тактическом уровне
- Исполнение (Do)
- Оперативное управление: поддержка управления движением сырья, незавершенного производства и готовой продукции от исходной точки до места потребления. Мониторинг и управление событиями
- Управление контроль транспортировок
- Порталы взаимодействия с контрагентами
- Контроль движения товаров по всей цепи поставок (Check)
- Принятие управленческих решений (Act)
| Этап цикла управления | Класс системы | Класс системы | Расшифровка класса системы | Возможная реализация |
|---|---|---|---|---|
| Plan | SCP | Supply Chain Planning | Планирование цепей поставок | ERP, APS (Advanced Planning&Scheduling), APS модули для ERP |
| Execute (Do) | SCE | Supply Chain Execution | Исполнение цепей поставок | ERP, WMS, TMS |
| Check | SCEM | Supply Chain Event Management | Управление событиями в цепях поставок | |
| Act | BI/SCEM/SCP | Анализ цепей поставок | BI/ERP |
Карта автоматизации
Модули могут быть сведены в карту следующим образом. Дальнейшая работа должна заключаться в том, чтобы за каждым функциональным блоком закрепить систему/набор систем, выполняющих данный функциональный блок
